1. Doel van de samenwerking

LitSoundNow ontwikkelt muziekevenementen waarbij DJ's, artiesten, clubs, organisatoren, merken, mediapartners en muziekliefhebbers samenkomen.

Met deze editie willen de samenwerkende partijen een DJ-avond of clubeditie ontwikkelen en uitvoeren waarin muziek, entertainment, promotie en samenwerking centraal staan.

De editie wordt gezamenlijk voorbereid. Iedere partij kan eigen medewerkers, DJ's, artiesten, leveranciers, promotiekanalen en andere samenwerkingspartners inzetten, mits dit vooraf met de betrokken partijen wordt afgestemd.

De concrete doelstellingen, doelgroep, verwachte bezoekersaantallen en gewenste financiële resultaten worden vóór definitieve goedkeuring van de editie vastgesteld.

2. Gegevens van de editie

3. Inhoud van de editie

De voorgenomen editie kan uit de volgende onderdelen bestaan. Alleen de onderdelen die schriftelijk worden goedgekeurd, behoren tot de definitieve opdracht.

4. Samenwerken met het eigen team

LitSoundNow biedt ruimte om te werken met het bestaande team van de klant of locatie.

De klant kan, na onderlinge afstemming, eigen DJ's, artiesten, hosts, promotors, fotografen, videografen, technici, beveiligers en andere medewerkers inzetten.

Voor de uitvoering wordt een gezamenlijke taakverdeling opgesteld waarin staat:

Eigen medewerkers en leveranciers van de klant vallen niet automatisch onder de verantwoordelijkheid van LitSoundNow. Iedere partij blijft verantwoordelijk voor de verplichtingen die wettelijk en contractueel op haar rusten.

5. Voorlopige rolverdeling

Deze tabel is een uitgangspunt voor overleg en vormt pas een bindende taakverdeling nadat de partijen de definitieve versie hebben goedgekeurd.

6. Begroting per editie

Voorafgaand aan de editie wordt een afzonderlijke begroting opgesteld.

De begroting wordt pas definitief nadat de betrokken partijen de bedragen, eventuele btw-behandeling, betalingsverplichtingen en verdeling van de kosten schriftelijk hebben goedgekeurd.

1. Partijen

Deze overeenkomst wordt aangegaan tussen:

Eventuele aanvullende partners worden afzonderlijk vermeld en tekenen mee wanneer zij rechtstreeks partij worden bij de afspraken.

2. Onderwerp en omvang

2.1. De partijen werken samen aan de voorbereiding en uitvoering van de editie zoals beschreven in het door hen goedgekeurde editievoorstel.

2.2. De samenwerking kan planning, coördinatie, digitale promotie, DJ's en artiesten, foto en video, ticketverkoop, sponsorwerving en de inzet van eigen teams omvatten. De eigen dj's, het eigen team en de live stream op locatie van LitSoundNow maken deel uit van de inbreng van LitSoundNow.

2.3. De definitieve werkzaamheden, opleveringen, planning, begroting en taakverdeling worden vastgelegd in bijlagen bij deze overeenkomst.

2.4. Werkzaamheden die niet in het goedgekeurde voorstel of de bijlagen staan, zijn niet automatisch inbegrepen.

3. Duur en evenementgegevens

3.1. Deze overeenkomst heeft uitsluitend betrekking op de overeengekomen editie, tenzij partijen schriftelijk anders afspreken.

3.2. De datum, locatie, aanvangstijd, eindtijd en eventuele opbouw- en afbouwtijden worden schriftelijk bevestigd.

3.3. Er is geen automatische verlenging naar volgende edities. Iedere volgende editie wordt afzonderlijk overeengekomen.

3.4. De overeenkomst gaat in op de datum waarop de partijen haar ondertekenen, tenzij schriftelijk een andere ingangsdatum wordt vastgelegd.

4. Verantwoordelijkheden van de partijen

4.1. Iedere partij voert de aan haar toegewezen werkzaamheden zorgvuldig uit en houdt zich aan de afgesproken deadlines.

4.2. Iedere partij levert tijdig de informatie, materialen, contactgegevens en goedkeuringen die noodzakelijk zijn voor de eigen werkzaamheden.

4.3. De verantwoordelijke voor de locatie, vergunningen, beveiliging, brandveiligheid, capaciteit en overige wettelijke verplichtingen wordt vóór de definitieve boeking schriftelijk aangewezen.

4.4. De contractpartij die een DJ, artiest, leverancier of medewerker inschakelt, legt de toepasselijke vergoeding, voorwaarden en verantwoordelijkheden vast.

4.5. Geen van de partijen mag namens een andere partij financiële verplichtingen aangaan zonder voorafgaande toestemming.

4.6. Iedere partij informeert de andere partijen zo snel mogelijk over omstandigheden die de uitvoering, veiligheid, kosten of planning wezenlijk beïnvloeden.

5. Eigen teams en leveranciers

5.1. Partijen mogen eigen medewerkers, freelancers, artiesten en leveranciers inzetten, mits de inzet vooraf wordt afgestemd en opgenomen in de taakverdeling.

5.2. Voor iedere medewerker of leverancier wordt vastgelegd wie de opdracht verstrekt, wie betaalt en wie verantwoordelijk is voor de toepasselijke contractuele en wettelijke verplichtingen.

5.3. De inzet van eigen personeel vervangt geen overeengekomen werkzaamheden van een andere partij, tenzij partijen dat schriftelijk overeenkomen.

5.4. Kosten voor eigen teams worden alleen als gezamenlijke evenementkosten verwerkt wanneer dit vooraf is afgesproken en de kosten volgens de overeengekomen methode zijn onderbouwd.

5.5. Geen enkele partij kan zonder toestemming aanspraak maken op een vergoeding voor niet-goedgekeurde extra werkzaamheden.

6. Begroting en extra kosten

6.1. De goedgekeurde begroting wordt als bijlage bij deze overeenkomst gevoegd.

6.2. De partijen spreken vooraf af welke kosten gezamenlijk worden gedragen en welke kosten voor rekening van een afzonderlijke partij komen.

6.3. Kosten die buiten de goedgekeurde begroting vallen, worden niet automatisch als gezamenlijke kosten beschouwd.

6.4. Extra uitgaven vereisen voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de aangewezen budgetverantwoordelijke(n).

6.5. De begroting vermeldt waar relevant bedragen exclusief btw, btw-bedragen, bedragen inclusief btw en eventuele niet-verrekenbare btw.

6.6. De definitieve behandeling van kosten, bijdragen en inkomsten wordt afgestemd op de feitelijke contractuele en fiscale situatie van de betrokken partijen.

7. Inkomsten, kosten en financiële afrekening

7.1. Partijen hanteren voor deze editie het uitgangspunt dat kosten en opbrengsten worden verdeeld volgens een vooraf schriftelijk overeengekomen verdeelsleutel.

7.2. De verdeelsleutel wordt vóór de start van de verkoop of het aangaan van wezenlijke financiële verplichtingen ingevuld in de financiële bijlage. Totdat deze is overeengekomen, is er geen vast percentage overeengekomen.

7.3. De partijen leggen vast wie de ticketopbrengsten, sponsorbijdragen en overige inkomsten ontvangt, beheert en administreert.

7.4. De partijen leggen vast welke goedgekeurde kosten op de gezamenlijke afrekening in mindering worden gebracht en hoe eventuele terugbetalingen, transactiekosten en chargebacks worden verwerkt.

7.5. Na afloop wordt een overzicht opgesteld van de daadwerkelijk ontvangen inkomsten en de goedgekeurde uitgaven, met onderliggende bewijsstukken voor zover van toepassing.

7.6. Het nettoresultaat wordt berekend volgens de vooraf goedgekeurde financiële afspraken. Een positief resultaat wordt verdeeld volgens de overeengekomen sleutel; een negatief resultaat wordt verwerkt volgens de vooraf overeengekomen verliesverdeling.

7.7. Een partnerbijdrage, sponsorbetaling of vergoeding voor geleverde diensten geeft niet automatisch recht op een deel van de winst.

7.8. De termijn voor de eindafrekening, eventuele voorschotten en de betaaltermijnen worden vóór ondertekening ingevuld in de financiële bijlage.

8. Promotie en publiciteit

8.1. Partijen leggen vooraf vast welke promotieprestaties iedere partij levert, via welke kanalen en binnen welke periode.

8.2. De promotieplanning vermeldt, waar van toepassing, het aantal flyers, berichten, stories, video's, vermeldingen en andere afgesproken publicaties.

8.3. Logo's, namen en promotiemateriaal worden tijdig aangeleverd en goedgekeurd.

8.4. Geen partij garandeert een bepaald aantal bezoekers, bereik, kaartverkopen of sponsorresultaat, tenzij een specifieke garantie afzonderlijk schriftelijk is overeengekomen.

8.5. Betaalde advertenties, extra ontwerpen, drukwerk, fotografie en videoproductie zijn alleen inbegrepen wanneer dit expliciet in de goedgekeurde begroting of dienstenbijlage staat.

8.6. Partijen gebruiken elkaars namen, logo's en materialen uitsluitend voor de overeengekomen samenwerking en binnen de afgesproken gebruiksrechten.

9. DJ's, artiesten en productie

9.1. De definitieve line-up en het programma worden schriftelijk bevestigd.

9.2. Gages, betalingsmomenten, technische vereisten, annulering en eventuele reis- of verblijfskosten worden vastgelegd in de betreffende afspraken.

9.3. Geluid, licht, apparatuur, opbouw, afbouw en technische ondersteuning worden toegewezen aan een verantwoordelijke partij.

9.4. Vervanging van een DJ, artiest, leverancier of onderdeel van het programma wordt met de betrokken partijen afgestemd.

9.5. Kosten die voortkomen uit wijzigingen worden verwerkt volgens de vooraf overeengekomen goedkeurings- en kostenverdelingsregels.

10. Foto, video en intellectuele eigendom

10.1. Voor de editie wordt afgesproken wie foto- en video-opnamen maakt en welke materialen worden opgeleverd.

10.2. De partijen leggen vast wie eigenaar is van de gemaakte materialen, welke gebruiksrechten worden verleend en voor welke kanalen en periode deze gelden. Opnamen van de live stream worden hierin afzonderlijk benoemd.

10.3. Gebruik van muziek, beeldmateriaal, logo's en andere beschermde werken vindt plaats met de vereiste toestemming of licentie.

10.4. De partijen wijzen een verantwoordelijke aan voor de noodzakelijke toestemmingen voor herkenbare personen in beeld en voor eventuele aanvullende privacyverplichtingen.

10.5. Geen partij mag exclusieve rechten of onbeperkt gebruik van materiaal veronderstellen wanneer dit niet schriftelijk is overeengekomen.

11. Ticketverkoop en bezoekers

11.1. De partijen leggen vast wie juridisch verantwoordelijk is voor de ticketverkoop en de communicatie met ticketkopers.

11.2. De ticketvoorwaarden vermelden de ticketprijzen, eventuele bijkomende kosten, toegangsvoorwaarden en toepasselijke regels bij annulering.

11.3. De verantwoordelijke partij voor de ticketverkoop beheert de verkoopgegevens en afrekening volgens de afgesproken procedure en toepasselijke privacyregels.

11.4. De partijen leggen vast wie verantwoordelijk is voor toegangscontrole, bezoekersinformatie, eventuele terugbetalingen en de afhandeling van klachten.

11.5. Ticketopbrengsten worden opgenomen in de financiële afrekening volgens de overeengekomen verdeelsleutel en fiscale verwerking.

12. Sponsoring en partnerafspraken

12.1. Sponsorbijdragen worden uitsluitend als gegarandeerde inkomsten opgenomen wanneer de betreffende bijdrage voldoende is bevestigd.

12.2. Sponsorafspraken vermelden het bedrag, de betalingsvoorwaarden en de concrete tegenprestaties.

12.3. Een partij mag geen sponsorverplichtingen namens een andere partij aangaan zonder voorafgaande toestemming.

12.4. Exclusiviteit, productcategorieën, fysieke stands, promotiemateriaal en eventuele aanvullende kosten worden afzonderlijk vastgelegd.

12.5. Eventuele commissies voor aangebrachte sponsors gelden uitsluitend wanneer partijen deze vooraf schriftelijk overeenkomen.

13. Annulering, wijzigingen en overmacht

13.1. Partijen leggen vóór ondertekening vast onder welke voorwaarden de editie kan worden geannuleerd of verplaatst.

13.2. Bij annulering informeren de partijen elkaar zo snel mogelijk en beperken zij, waar redelijkerwijs mogelijk, verdere kosten.

13.3. Reeds aangegane verplichtingen en gemaakte kosten worden geïnventariseerd en verwerkt volgens de vooraf overeengekomen annulerings- en kostenverdelingsregeling.

13.4. Een partij mag niet zonder voorafgaande afspraak alle annuleringskosten bij een andere partij neerleggen.

13.5. Bij overmacht overleggen partijen over uitstel, aanpassing of annulering en over de redelijke afwikkeling van bestaande verplichtingen. De toepasselijke wettelijke regels blijven van kracht.

13.6. De gevolgen voor tickets, sponsorbijdragen, leveranciers, artiesten en eventuele terugbetalingen worden afzonderlijk beoordeeld en vastgelegd.

13.7. De concrete termijnen, eventuele annuleringsvergoedingen en gevolgen van verplaatsing moeten vóór ondertekening worden ingevuld. Er geldt in dit concept nog geen vastgesteld annuleringspercentage.

14. Veiligheid, vergunningen en verzekering

14.1. Voor de editie worden de verantwoordelijke partijen aangewezen voor vergunningen, meldingen, capaciteit, brandveiligheid, beveiliging en overige toepasselijke voorschriften.

14.2. De locatie wordt uitsluitend gebruikt binnen de toepasselijke voorwaarden en toegestane capaciteit.

14.3. Partijen controleren vóór het evenement welke verzekeringen noodzakelijk zijn en welke dekking reeds aanwezig is.

14.4. Iedere partij blijft verantwoordelijk voor de verplichtingen die op haar van toepassing zijn. Een taakverdeling tussen partijen heft wettelijke verplichtingen tegenover derden niet automatisch op.

14.5. Wanneer niet aan essentiële veiligheidsvoorwaarden kan worden voldaan, overleggen partijen onmiddellijk over aanpassing, uitstel of annulering.

15. Aansprakelijkheid en schade

15.1. Iedere partij is verantwoordelijk voor de eigen overeengekomen werkzaamheden en voor zover wettelijk van toepassing voor de gevolgen van eigen tekortkomingen.

15.2. Partijen melden schade, incidenten en relevante klachten zo spoedig mogelijk.

15.3. Geen partij aanvaardt door deze conceptovereenkomst automatisch onbeperkte aansprakelijkheid voor alle kosten of schade van de andere partijen.

15.4. Eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen, vrijwaringen en afspraken over verzekeringsdekking worden vóór ondertekening afzonderlijk beoordeeld en vastgelegd, met inachtneming van dwingend recht.

16. Vertrouwelijkheid en persoonsgegevens

16.1. Partijen behandelen vertrouwelijke financiële, commerciële en operationele informatie zorgvuldig.

16.2. Persoonsgegevens van bezoekers, artiesten, medewerkers en partners worden uitsluitend verwerkt voor overeengekomen en rechtmatige doeleinden.

16.3. Partijen leggen vast wie verantwoordelijk is voor de ticketgegevens, mailinglijsten, foto's, video's en eventuele andere persoonsgegevens.

16.4. Gegevens worden niet zonder passende grondslag of toestemming aan andere partijen verstrekt of voor niet-afgesproken doeleinden gebruikt.

17. Geschillen en wijzigingen

17.1. Wijzigingen in de afspraken worden schriftelijk vastgelegd en door de betrokken partijen bevestigd.

17.2. Bij een meningsverschil proberen partijen eerst in overleg tot een oplossing te komen.

17.3. Indien overleg niet tot een oplossing leidt, kunnen partijen juridisch advies inwinnen en gebruikmaken van de toepasselijke wettelijke procedures.

17.4. Het toepasselijke recht en eventuele aanvullende geschilafspraken worden vóór ondertekening definitief vastgesteld.

18. Bijlagen en definitieve goedkeuring

De volgende bijlagen maken deel uit van de definitieve overeenkomst zodra zij zijn ingevuld en goedgekeurd:

• —Bijlage A — Definitief editievoorstel en draaiboek.
• —Bijlage B — Begroting en kostenverdeling.
• —Bijlage C — Inkomstenverdeling en financiële afrekening.
• —Bijlage D — Promotieplanning en overeengekomen opleveringen.
• —Bijlage E — DJ's, artiesten, leveranciers en teamverantwoordelijkheden.
• —Bijlage F — Ticketverkoop, annulering en eventuele terugbetalingen.
• —Bijlage G — Foto, video, gebruiksrechten en privacyafspraken.

De overeenkomst wordt pas definitief wanneer de relevante gegevens zijn ingevuld, de financiële afspraken zijn overeengekomen en de bevoegde vertegenwoordigers de definitieve versie hebben goedgekeurd.